(γ) Φύλλο Εργασίας/Αναφοράς: Θα εκδίδεται από τον Οργανισμό μετά το πέρας των εργασιών και θα περιγράφει τις εργασίες ανά ειδικότητα που πραγματοποιήθηκαν, τους χρόνους εκτέλεσης των εργασιών, τα υλικά και τα ανταλλακτικά που χρησιμοποιήθηκαν, κλπ.
2. Τα ανωτέρω καθώς κι όλα τα άλλα σχετικά έντυπα θα εκδίδονται από ειδικό λογισμικό. Το λογισμικό αυτό θα είναι η βάση για την επεξεργασία των δεδομένων από τεχνικό − οικονομική άποψη, για την παρουσίαση αναφορών, αναλύσεων, συμπερασμάτων και προτάσεων για την αποδοτικότερη και οικονομικότερη συντήρηση των Χώρων και του εξοπλισμού τους.
3. Όλες οι συνεννοήσεις μεταξύ των Μερών για εργασίες πρέπει να γίνονται εγγράφως. Οι οποιεσδήποτε είδους προφορικές συνεννοήσεις δε λαμβάνονται υπόψη και κανένα από τα Μέρη δεν έχει το δικαίωμα να τις επικαλεσθεί με οποιοδήποτε τρόπο. Σε περίπτωση που κάποια εντολή, λόγω του επείγοντος χαρακτήρα της δίνεται προφορικά, θα πρέπει, το συντομότερο δυνατόν, να εκδίδεται έγγραφη επιβεβαίωσή της.
1. Οι παρεχόμενες από τον Οργανισμό εργασίες συντήρησης των Χώρων και του εξοπλισμού που αναφέρεται στο παράρτημα 2(α) διαχωρίζονται στις εξής κατηγορίες:
(α) Προληπτική Συντήρηση: Με την προληπτική συντήρηση εννοείται η σε τακτά χρονικά διαστήματα και σύμφωνα με τις οδηγίες των κατασκευαστών επιθεώρηση, έγκαιρη αλλαγή φθαρμένων εξαρτημάτων, αντικατάσταση ή συμπλήρωση λιπαντικών, έλεγχος και ρυθμίσεις για τη διατήρηση της ομαλής λειτουργίας. Στην προληπτική συντήρηση περιλαμβάνεται και η έγκαιρη υπόμνηση της Ε.Β.Ε. για μεγαλύτερης έκτασης εργασίες ή για αντικατάσταση φθαρμένων εξαρτημάτων που δεν αποτελούν αντικείμενο της προληπτικής συντήρησης. Η προληπτική συντήρηση θα περιλαμβάνει επίσης επεμβάσεις στη χρήση, την λειτουργία ή στον προγραμματισμό (π.χ. ρολογιών, κωδικών, θερμοστατών κ.λ.π.), που γίνονται κατόπιν σχετικής αίτησης της Ε.Β.Ε.
(β) Κατασταλτική ή Διορθωτική Συντήρηση: Θα περιλαμβάνει επεμβάσεις για την επισκευή και/ή την αποκατάσταση των συστημάτων και του εξοπλισμού που έχουν υποστεί βλάβη, κάθε φορά που το ζητάει η Ε.Β.Ε.
(γ) Ειδικές επισκέψεις: Περιλαμβάνουν πιθανές επεμβάσεις που απαιτούνται για κάποιο ειδικό έλεγχο εξοπλισμού και εκτελούνται μετά από αίτηση της Ε.Β.Ε. ή με πρωτοβουλία του Οργανισμού.
2. Η συντήρηση θα γίνεται σύμφωνα με τις οδηγίες και τεχνικά εγχειρίδια των κατασκευαστών του εξοπλισμού, τους Γενικούς Όρους Συντήρησης του Κ.Π., τους κανόνες της επιστήμης και τέχνης, τους σχετικούς κανονισμούς και πρότυπα εφόσον υπάρχουν, και τις διατάξεις της ισχύουσας νομοθεσίας.
3. Ο Οργανισμός θα τηρεί πλήρη μητρώα και αρχεία συντήρησης και καταγραφής συμβάντων ανά κατηγορία εγκαταστάσεων, που θα συμπληρώνονται και θα υπογράφονται από τον υπεύθυνο τεχνικό.
4. Αν Οργανισμός δεν προβεί σε προληπτική ή αιτηθείσα κατασταλτική συντήρηση, η Ε.Β.Ε. θα διατηρεί το δικαίωμα να φροντίσει για την αποκατάσταση οποιουδήποτε προβλήματος από τρίτον. Στην περίπτωση αυτή η δαπάνη για την αποκατάσταση του προβλήματος θα γίνεται σε βάρος του Οργανισμού και θα συμψηφίζεται με την αμέσως επόμενη μηνιαία αμοιβή, που οφείλεται σύμφωνα με την παράγραφο 1 του άρθρου 18.
5. Σε περίπτωση που προκληθούν φθορές ή βλάβες στους Χώρους ή εξ αυτών ζημιές σε τρίτους, είτε από υπαιτιότητά του Οργανισμού κατά τη διενέργεια της συντήρησης, είτε λόγω πλημμελούς συντήρησης, είτε λόγω καθυστέρησης ανταπόκρισης σε ειδοποίηση της Ε.Β.Ε., οι εκ των λόγων αυτών υποχρεώσεις αποκατάστασης βλαβών ή ζημιών βαρύνουν τον Οργανισμό.
1. Ο Οργανισμός θα πρέπει να ανταποκρίνεται σε αιτήσεις εργασίας σε εικοσιτετράωρη βάση. Τέτοιες αιτήσεις θα λαμβάνονται γραπτά ή σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης προφορικά, και θα επιβεβαιώνονται εγγράφως το συντομότερο δυνατόν αργότερα. Για κάθε αίτηση ο Οργανισμός θα εκδίδει σχετική εντολή εργασίας.
2. Ανάλογα με την κρισιμότητά τους, που θα χαρακτηρίζεται από την Ε.Β.Ε., τα προβλήματα και οι αντίστοιχοι μέγιστοι χρόνοι ανταπόκρισης για την αντιμετώπιση τους κατηγοριοποιούνται ως εξής:
(α) Κανονικές Επεμβάσεις: Προβλήματα που δεν επηρεάζουν την λειτουργία των Χώρων και τη δυνατότητα χρήσης τους από αυτήν παρά μόνο επηρεάζουν τις ιδανικές συνθήκες εργασίας ή την αισθητική των Χώρων. Αυτές περιλαμβάνουν εκτός των άλλων μικρής έκτασης βαφές, επισκευές σκουριάς, ή πρόωρες βλάβες υλικών.
Ο Οργανισμός θα οργανώνει ένα χρονοδιάγραμμα εργασιών και οι εργασίες θα πρέπει να ολοκληρώνονται εντός περιόδου 10 ημερών από τη διαπίστωση του προβλήματος ή την έκδοση Αίτησης Εργασίας, εκτός εάν η υπέρβαση του χρόνου αυτού δικαιολογείται από τη φύση και την έκταση των εργασιών που απαιτούνται.
(β) Επείγουσες επεμβάσεις: Προβλήματα που εμποδίζουν την καλή και αδιάλειπτη λειτουργία των Χώρων και τη χρήση τους από την Ε.Β.Ε., ή που επηρεάζουν την καλή εικόνα της Ε.Β.Ε., ή που αφορούν την ασφάλεια ατόμων (προσωπικού, επισκεπτών, κ.λπ.). Οι Αιτήσεις Εργασίας που θα κοινοποιούνται στον Οργανισμό κατά την πρωινή περίοδο (από τις 7:00 μέχρι τις 13:00) θα πρέπει να αντιμετωπίζονται μέχρι την απογευματινή περίοδο της ίδιας ημέρας (13:30 μέχρι 19:00). Αν κοινοποιούνται απογευματινή περίοδο θα πρέπει να αντιμετωπίζονται την πρωινή περίοδο της επόμενης εργάσιμης ημέρας. Η ικανοποιητική αντιμετώπιση ή αποκατάσταση του προβλήματος θα πρέπει να γίνεται μέσα σε 48 ώρες από τη διαπίστωση του προβλήματος ή την έκδοση Αίτησης Εργασίας εκτός εάν η υπέρβαση του χρόνου αυτού δικαιολογείται από τη φύση και την έκταση των εργασιών που απαιτούνται.
(γ) Κρίσιμες επεμβάσεις: Αφορούν προβλήματα που εμποδίζουν άμεσα τη λειτουργία της Ε.Β.Ε. ή/και θέτουν σε άμεσο κίνδυνο την ασφάλεια των Χώρων, του προσωπικού και των επισκεπτών. Επίσης κάθε βλάβη στα συστήματα υποστήριξης των κέντρων πληροφορικής (Data Centres).
